随着科技的不断发展和数字化管理的日益普及，许多公司开始将传统纸质图纸转换为电子版本，以提高图纸的可靠性、传递效率和环保性。但是，电子版本的图纸一旦失控或出现问题，将会给企业生产和管理带来各种风险和影响。因此，企业应当建立起完善的电子版本的图纸管理机制，以确保公司图纸文件的安全性、可靠性和有效性。

一、存储

将电子版本的图纸存储在专门的电子文档管理系统中，建立电子文档数据库，实现文档统一管理和分类存储。为了方便查询、共享和协同办公，可以按照图纸编号、名称、类别等指标对电子文档进行分类和标签化，设置检索规则。同时，针对不同级别的图纸文件，也应该建立相应的存储位置和访问权限，并保证电子设备的正常运行和数据备份。最好定期对文档进行备份，以防止数据丢失或损坏，避免产生重大的财务和法律风险。

彩虹图纸管理系统可实现技术资料集中存储，保证数据的一致性，确保资料能够得到及时更新，更加方便数据备份及维护

二、版本控制

为了防止图纸的混淆或错误，应该建立电子图纸版本控制机制，对图纸进行更新和变更时，确保所有修改内容能够及时和准确地反映在图纸库中，并与历史版本进行区分和管理，避免因版本不一致而产生的错误。应该建立文档变更申请流程，要求有合适的文件夹、文件名和编号等标识方式，便于进行统计和查询。并且，需要对每一个新版本进行审批和授权，保证修改内容的规范性和合法性。

彩虹图纸管理系统智能的版本管理功能，实现版本的实时更新，并可随时查阅各版本或返回各个历史版本

三、安全性控制

对电子图纸进行安全性控制，设置访问权限，禁止无权访问、修改和复制等行为，以保护企业的知识产权和机密信息。应该建立相应的账号和密码机制，以及登录日志记录审核机制，避免数据信息的非授权访问。要在系统中设置文档借阅申请流程，设置借阅人员的身份验证和使用规则，以及借阅期限等重要规则。使得图纸借取的过程清晰明了，并能及时了解借用情况。同时，在处理图纸借出/归还的过程中，需要进行相应的操作记录和跟踪。在发现访问违规行为时，应采取措施进行防范和惩罚，保证企业图纸数据的安全性。

彩虹图纸管理系统安全稳定，图纸资料自动备份，系统稳定运行，多层安全控制机制，细致、严密地保障企业知识财富的安全

四、归档管理

建立归档管理流程，对已经过时或不再使用的电子图纸进行归档，便于回溯和查询。应根据图纸修改情况、使用率、归档期限等因素，确定归档流程及时间，并建立相应的归档管理制度和程序。以备查询或参考。可同时设定文档留存的期限，根据客户合同的要求，对图纸文件进行留存，收集构成企业档案，便于长期监管和管理。

在图纸归档受控过程中，彩虹图纸管理系统支持技术资料集中储存，将有价值的图纸、文档统一到系统的服务器中，可以按照企业部门、项目、图纸文档的类型分类管理，实现企业图文档资料的集中管理，沉淀企业知识库

五、共享和协同

建立共享和协同机制，允许内部成员之间实现数据共享和协作，提高工作效率和合作性。将图纸设计、制造、开发等相关部门的数据整合在一起，在正式的项目管理流程中，便于目标和计划的协作和制订。通过图纸的预览功能，可以直接查看行业标准和规范，快速打通工作中的瓶颈，增加工作效率。

彩虹图纸管理系统的异地协同办公功能，确保内部成员之间实现数据共享和协作，提高工作效率

综上所述，企业应该建立完善的电子版本的图纸管理机制，强化图纸的存储、版本控制、安全控制、归档管理和共享协同等环节。只有依靠严格而完善的管理机制，才能有效地保护企业图纸文件的安全性、可靠性和有效性，为企业的生产和管理活动提供有力的保障。

彩虹系列办公管理系统旨在为企业提供一套完善的图纸管理及协同办公平台，涵盖了设计研发涉及的图文档管理、编码管理、权限管理、在线审批、变更管理、无纸化、数据安全管理及协同办公等内容。强大的系统过程管理功能彻底终结图纸等技术资料管理混乱的现状，实现图纸文档的全生命周期管理，让企业组织的图纸文档管理“井井有条”，简单易用的协同功能帮助企事业组织实现更高效率的协同工作。